איך לעבוד עם מומחי תוכן – ולצאת מזה עם הדרכה מנצחת

המשימה הראשונה שלי בפיתוח הדרכה הייתה… מאתגרת, בלשון המעטה. קיבלתי אחריות על פיתוח קורס בתחום שלא הכרתי, מלא במושגים טכניים, שפה מקצועית והמון מידע שמעולם לא היה מתועד – רק עבר מפה לאוזן. הייתי צריכה למסד, לארגן ולפשט את כל המידע הזה לתוך קורס ברור ושימושי.

גיליתי מהר מאוד שידע טמון אצל אנשים, לא במסמכים. אבל איך גורמים לאנשים האלה – מומחי התוכן – לשתף את הידע שלהם בצורה שתהפוך ללמידה ברורה ושימושית? איך לא טובעים בים של מידע? איך שואלים את השאלות הנכונות?

עם הזמן, בניתי לי שיטת עבודה מסודרת שמאפשרת להוציא את המידע הנכון, בלי ללכת לאיבוד ובלי לבזבז למומחים (ולי) זמן יקר. וזה בדיוק מה שהפוסט הזה הולך לתת לכם – מדריך פרקטי לעבודה חכמה עם מומחי תוכן בארגון.

רגע לפני שנגיע לכלים הפרקטיים, חשוב להבין למה זה לא תמיד פשוט:

• הם עמוסים ולא תמיד זמינים – איך גורמים להם להיות מעורבים?

• יש להם המון ידע, אבל לא תמיד יודעים איך להעביר אותו – איך מכוונים אותם?

• הם רגילים לדבר בשפה מקצועית – איך מתרגמים את זה לתוכן ברור ומלמד?

• הם לא תמיד מבינים את תפקיד ההדרכה – איך מסבירים להם מה המטרה של התהליך?

הבשורה הטובה היא שיש דרך מובנית לעבוד נכון – והיא כאן לפניכם. אז גזרו ושמרו

מדריך עבודה עם מומחי תוכן

שלב 1: הכנה מוקדמת

מה חובה לדעת לפני הפגישה הראשונה?

1. לקרוא חומרים קיימים (אם יש)

2. להבין מה העובדים כבר יודעים ומה חסר להם

3. להגדיר מראש מה המטרה ומה מחפשים לקבל מהתהליך

איך ממפים את הידע?

1. שאלו את עצמכם: איזה ידע חייב להיכנס?

2. זהו מידע שהוא nice to have ולא הכרחי.

3. נסו למפות את ההבדל בין עקרונות לתהליכים – לא כל פרט חשוב.

שלב 2: הפגישה הראשונה

איך יוצרים חיבור ושיתוף פעולה עם מומחה התוכן?

1. הסבירו מה המטרה: אנחנו כאן כדי להפוך ידע מעולה ללמידה מעולה

2. הדגישו שזה שיתוף פעולה, לא ראיון חקירה

3. הראו להם איך זה ישרת אותם – חוסך להם זמן בהמשך.

   
   

שלב 3: ארגון המידע ודיוק התוכן

איך להוציא מהמידע תובנות ברורות?

השתמשו בתרשימים, טבלאות או mind maps כדי למיין מידע

נסו לאתר דפוסים שחוזרים – שם נמצאים הדברים הקריטיים באמת

ושאלת המפתח - אם עובד יתמודד עם זה מחר בבוקר – מה הוא חייב לדעת?

שלב 4: יצירת התוצר

איך לוודא שהתוכן ברור וממוקד?

1. כתבו בשפה פשוטה – לא העתקת שקפים מלאים בטקסט

2. שלבו תרגול ודוגמאות מהשטח – בלי זה, זה נשאר בגדר תיאוריה

3. וודאו שהתוכן קצר וקולע – אם זה לא חיוני, זה כנראה מיותר

איך לגרום למומחה התוכן לאשר את החומרים בקלות?

שלחו רק חלקים רלוונטיים לאישור (לא את כל המסמך)

השתמשו בפורמט פשוט (נקודות עיקריות ולא מצגת מפוצצת בפרטים)

ושאלת המפתח - זה משקף את מה שרצית להעביר? – במקום תוכל לבדוק?

ולשאלת השאלות, אחרי שתחקרנו ואספנו מידע איך מחברים את ההדרכה למה שהשטח באמת צריך?

הדרכה טובה לא נמדדת בכמות המידע שבה, אלא ביכולת שלה לשנות ולהקל על העבודה בשטח. אחד האתגרים הגדולים בעבודה עם מומחי תוכן הוא הנטייה להעמיס מידע – מתוך מחשבה שהכול חשוב. אבל כשעובדים מתוך חיבור לשטח, יוצרים למידה שבאמת עוזרת לעובדים במקום לשקוע בעודף ידע לא ישים.

מתחילים מהשטח – מבינים מה באמת קשה לעובדים ומה המכשולים שלהם, בודקים מה הכרחי ומה nice to have – לא כל מה שמעניין הוא רלוונטי ללמידה.

מתמקדים במצבים אמיתיים – איך העובדים ייתקלו בזה ביומיום שלהם? שואלים את מומחי התוכן איך הם עצמם למדו את זה – כי לפעמים הדרך הכי טובה היא הניסיון שצברו ומשתמשים בתרגול, סימולציות ודוגמאות – כדי להפוך מידע לתכל’ס פרקטי.

עכשיו, כדי להקל עליך בתהליך – הנה צ’יט שיט עם 20 שאלות שכדאי לשאול כל מומחה תוכן:

שאלות למיפוי הידע והמיומנויות

1. מה העובדים הכי מתקשים בו בתחום הזה?

2. אילו טעויות נפוצות יש בעבודה היומיומית?

3. מה הדבר הכי חשוב לדעת כדי להצליח בתפקיד הזה?

4. איזה מידע קריטי לדעת בהתחלה ואיזה אפשר ללמוד עם הזמן?

5. אילו מיומנויות פרקטיות צריך לפתח כדי ליישם את הידע הזה?

   
   

שאלות לזיקוק התוכן

6. איך היית מסביר את זה למישהו חדש בצוות – במשפט אחד?

7. אם עובד היה יכול ללמוד רק 3 דברים על הנושא – מה הם היו?

8. מה הדבר שהכי קשה להסביר?

9. יש דרך פשוטה יותר ללמד את זה? אולי באמצעות המחשה/תרגול?

10. אילו דוגמאות מהשטח יכולות לעזור להמחיש את זה?

שאלות לחיבור לשטח

11. מתי בפועל עובדים מתמודדים עם זה? תני דוגמה מחיי היומיום שלהם.

12. איך רואים בעבודה מי שעושה את זה טוב ומי שפחות?

13. אילו כלים או שיטות עבודה יכולים לעזור להצליח בזה?

14. יש בעיות שחוזרות על עצמן אצל עובדים חדשים בתחום הזה?

15. איך הדרכה טובה באמת יכולה לעזור לעובדים בתחום הזה?

שאלות לאישור ולליטוש סופי

16. האם חסר כאן משהו חשוב שחייב להיכנס להדרכה?

17. האם יש משהו מיותר או מסובך מדי שכדאי לפשט?

18. איך היית מוודא שאנשים באמת הבינו את זה?

19. איך היית בודק שהם גם מיישמים את זה נכון בעבודה?

20. אם היינו צריכים לקצר את כל ההדרכה לעמוד אחד – מה היה נשאר?

שיתוף פעולה טוב עם מומחי תוכן הוא המפתח להדרכה איכותית. זה לא רק עניין של להעביר מידע – אלא לייצר למידה שתהיה ברורה, ממוקדת וישימה בשטח. כשניגשים לתהליך בצורה מסודרת – חוסכים המון זמן וכאב ראש.

כששואלים את השאלות הנכונות – מקבלים מידע שבאמת רלוונטי. כשמתרגמים את זה ללמידה טובה – יוצרים השפעה אמיתית בארגון.

עם הצ’יט שיט הזה, תהליך העבודה עם מומחי תוכן יהפוך להיות ממוקד, פרקטי ומחובר לשטח, ולא סתם הצפת ידע לא ממוקדת.

איזו שאלה מתוך הרשימה הכי שימושית בעיניכם?

מה הטיפ הכי טוב שלכם לניהול התהליך?

מוזמנים לשתף בתגובות!