הטכניקה לפתרון בעיות שעיקרה שאילת "למה" חמש פעמים כדי לחשוף את שורש הבעיה. הטכניקה פותחה בתוך תאגיד Toyota Motor כמרכיב קריטי בגישת פתרון הבעיות שלהם והיא יכולה לעזור לזהות את הסיבה השורשית לפערים על ידי שאלת "למה" שוב ושוב, כך ניתן להעמיק בסיבות מאחורי אתגרים או בעיות - כמה פשוט ככה יעיל (בחלק מהמקרים כמובן).
ניקח את עולם ההדרכה, לפני יישום התערבויות הדרכה, שיכולות להיות כרוכות בעלויות גבוהות או בתכניות ארוכות טווח שבסוף לא מניבות את התוצאות המיוחלות נוכל ליישם את הטכניקה כך נוכול להבטיח שהפתרון המוצע מטפל בבעיה בפועל האמיתית!
שימוש בטכניקה יכול לסייע בחיבור יוזמות הדרכה ישירות לפערי מיומנויות או ידע, ולשפר את האפקטיביות של ההדרכה ומי מאיתנו לא היה רוצה שהתכנית הדרכה שלו תהיה אפקטיבית...
על ידי שימוש בטכניקה, צוותי למידה ופיתוח יכולים לפתח פתרונות ממוקדים ויעילים יותר, דבר שיוביל לניצול טוב יותר של משאבים וגישה ממוקדת יותר למתן מענה לצרכי למידה.
שלבי היישום
אספו קבוצה, כדאי ליצור מעיין צוות קטן המושפע מהנושא והם בעלי עניין בקידום פיתרון והקצו מנחה לקבוצה
הגדירו את הבעיה, זהו שלב קריטי כי אם לא נגדיר את הבעיה, הפתרונות שיעלו לא יתנו את המענה המייטיבי ונרגיש שאולי הטכניקה לא עזרה, הקפידו להשקיע זמן בתיאור הבעיה בצורה ברורה ומקיפה עד כמה שניתן
שאלו "למה" בפעם הראשונה, השתמשו בכוח הקבוצה כדי לנסח תשובה מדוייקת ככל הניתן
צרו שאלות "מדוע" עוקבות עד חמש פעמים כדי להגיע לגורם השורש, הימנעו לשאול מעבר לחמש שאלות "למה" כדי לשמור על מיקוד ורלוונטיות למרות שלפעמים זה מעניין להמשיך ולשאול
בהתבסס על התשובות, צרו תכנית פעולה המתייחסת לשלבים עד לפתרון
נשמע פשוט לא? בואו נבין אילו עוד יתרונות חבויים בשיטה הלכאורה מאוד פשוטה וזמינה.
היתרונות של שימוש בטכניקה בפיתוח למידה
זיהוי מדוייק של הבעיה, כפי שכבר הזכרתי הטכניקה מסייעת לזהות במהירות את שורש הבעיה, ומאפשרת לצוותים למקד מאמצים בפתרונות יעילים, לצמצם זמן ובזבוז משאבים.
פתרון בעיות משופר, על ידי שאלת שוב ושוב "למה", צוותים מקבלים הבנה מעמיקה יותר של נושאים, מה שמוביל לאסטרטגיות יעילות יותר לפתרון בעיות בפיתוח למידה.
תקשורת משופרת, הטכניקה מעודדת תקשורת יעילה בין חברי הצוות על ידי טיפוח סביבה שיתופית שבה כולם עובדים יחד כדי לזהות את שורש הבעיות ומקדמת עבודת צוות כאשר צוותים משתפים פעולה כדי לחשוף בעיות בסיסיות, טיפוח תחושת אחדות והגברת המורל של הצוות בתוך פרויקטים.
איכות משופרת, על ידי איתור שורש הבעיות, צוותים יכולים להבטיח שייושמו פתרונות מתאימים, ובסופו של דבר לשפר את איכות המוצרים והשירותים המוצעים.
שילוב הטכניקה בתהליכי פיתוח למידה מהווה כלי עוצמתי שיכול להביא לשיפור משמעותי בתהליכי העבודה והלמידה בצוות. זוהי גישה מעמיקה (אך פשוטה) ומעגלית לניתוח ופתרון בעיות, ובכך יכולה לסייע לצוות להבין באופן מעמיק את הסיבות הבסיסיות לבעיות שנתקלים בהן. בדרך זו, ניתן לזהות ולטפל בשורש המקורי של הבעיה, מה שיכול להביא לפתרונות מהירים ויעילים.
וכמובן לחזק את התקשורת בין חברי הצוות על ידי יצירת תהליך שעיקרו דיאלוג פתוח שמאפשר לחשוב יחד ולשתף פעולה באופן יעיל יותר וכמובן להתמודד עם כל אתגר בצורה מעמיקה ומקצועית.
איך נדייק את השימוש בשיטה?
יש לזכור שהטכניקה מניחה כי קיים מסלול ליניארי של סיבות ופתרונות, לא עבור כל סוגיה או בעיה תהליך לינארי הוא המתאים, לעיתים ישנם גורמים ספירליים המקיפים את הבעיה ויש לקחת זאת בחשבון בזמן גיבוש הפתרונות. הקפידו להתמקד בתהליכים נוכחיים, שאלו שאלות על האופן שבו תהליכים מתפקדים כיום ולא כיצד הם צריכים לעבוד.
טיפ חשוב נוסף! טפלו בבעיות קודמות, הטכניקה יעילה ביותר לזיהוי סיבות שכבר התרחשו, לא לניבוי בעיות עתידיות.
בואו ניקח דוגמה שאני מאמינה שרובנו בעולם ההדרכה בארגונים יכולים להזדהות איתה (ומורים בבית הספר ואפילו הורים בסלון ביתם):
מעורבות נמוכה של לומדים
נתחיל בשאלה "מדוע מעורבות העובדים נמוכה במהלך ההכשרה X?"
ייתכנו תשובות רבות למענה על השאלה הזו, ייתכן שחברים שונים בצוות יתנו תשובה שונה אולי אף מנוגדת לשאלה שהיא כל כך רחבה ולכן השתהו בשלב הזה כי שאר התשובות יישענו על התשובה הראשונה, לצורך הדוגמה נניח שהתשובה היא חוסר רלוונטיות של הנושא הנלמד לתמהיל התפקידים של העובדים בהכשרה.
נמשיך עם "מדוע הדרכה X נתפסת כלא רלוונטית כבור קהל Y?"
התשובות יכולות להיות: תוכן מיושן, תוכן שהם כבר למדו בעבר, תוכן שאינו מותאם לאופי העבודה שלהם וכו.
נמשיך בתהליך הזה עד שנגיע לגורם בסיסי ממנו נוכל להפיק תובנה שתוביל אותנו להצעת פתרון, למשל: ניתוח צרכים לא מספיק לפני תכנון ההדרכה.
מכאן נוכל להציע פתרונות אפשריים למשל: ניסוח סקר שישלח למשתתפים לפני ההדרכה, מיפוי צרכים ארגוני וכדומה.
דרך כל שאילת "למה", נוכל לחשוף שכבות של סיבתיות שתורמות לבעיה הראשונית.
על ידי הגעה ל"למה" החמישי, נוכל לקבל הבנה ברורה יותר של הסיבה השורשית, ולאפשר פתרונות ממוקדים לשיפור.
על ידי שילוב הטכניקה בתהליכי פיתוח למידה, נוכל להבטיח שההתערבויות ההדרכתיות יתאימו לצרכים בפועל, מה שיוביל לפתרונות למידה ממוקדים ומשפיעים יותר.
אז מה אתם אומרים? תתנסו בשיטה בפעם הבאה שאתם ניגשים לפצח אתגר הדרכתי?
Commenti